Suivi de validité

Les certifications professionnelles ont souvent une durée de validité limitée. EdSuite vous aide à suivre ces échéances et à anticiper les renouvellements grâce à un système de statuts et d'alertes visuelles.

Système de statuts

Chaque certification se voit automatiquement attribuer un statut en fonction de sa date de fin de validité :

Bon à savoir : Une certification sans date de fin de validité est toujours considérée comme active. C'est le cas par exemple de certaines certifications internes qui n'ont pas de date d'expiration.

Indicateurs visuels

En vue cartes

Sur chaque carte de certification, un badge coloré indique le statut :

• Le badge de statut (Valide, Expiré bientôt, Expirée) avec son icône
• La date de fin de validité en bas de carte, colorée selon le statut
• Le compte à rebours (J-XX) pour les certifications qui expirent bientôt

En vue tableau

Dans la colonne Validité, la date est affichée avec un code couleur :

• Vert pour les dates éloignées
• Orange pour les certifications qui expirent dans les 90 jours
• Rouge pour les certifications déjà expirées

La colonne Statut affiche le badge correspondant.

Sur la fiche détaillée

En haut de la fiche, les badges de statut, type et niveau sont affichés. La date de validité apparaît dans la barre de méta-informations, avec la même logique de couleur.

Bannière d'alerte

Lorsqu'au moins une certification a le statut Expiré bientôt, une bannière d'alerte apparaît en haut de la liste des certifications :

• Elle indique le nombre de certifications concernées
• Le bouton Voir applique directement le filtre pour n'afficher que ces certifications
• Un rappel vous invite à contacter les organismes certificateurs pour un renouvellement

Filtrer par statut

Pour retrouver rapidement les certifications nécessitant votre attention :

1. Rendez-vous sur la liste des certifications
2. Utilisez le filtre Statut dans la barre d'outils
3. Sélectionnez :
   • Valides : uniquement les certifications actives
   • Expiré bientôt : certifications expirant dans les 90 jours
   • Expirées : certifications dont la validité est dépassée

Que faire quand une certification expire ?

La certification est renouvelée avec un nouveau code

Si l'organisme certificateur a renouvelé la certification sous un nouveau numéro de fiche (courant pour les certifications RNCP et RS) :

1. Créez une nouvelle certification en important la nouvelle fiche depuis France Compétences
2. Lors de la création de nouvelles sessions de formation, rattachez-les à la nouvelle certification
3. Les sessions existantes liées à l'ancienne certification restent inchangées

La certification est prolongée

Si la date de validité a simplement été prolongée :

1. Ouvrez la fiche détaillée de la certification
2. Cliquez sur Modifier
3. Mettez à jour la date de fin de validité
4. Enregistrez

La certification n'est pas renouvelée

Si la certification n'est plus active et ne sera pas renouvelée :

• La certification passe automatiquement en statut Expirée
• Les sessions de formation existantes ne sont pas impactées : la certification reste affichée sur les sessions déjà créées
• Les nouvelles sessions pourront être rattachées à une autre certification

Attention : La suppression d'une certification n'est possible que si aucune inscription n'y est rattachée. Si des inscriptions existent, la certification restera dans le système avec le statut Expirée.

Impact sur les sessions de formation

Les certifications expirées restent visibles sur les sessions de formation auxquelles elles sont rattachées. Le statut d'expiration n'empêche pas le fonctionnement des sessions existantes. Cela garantit la traçabilité historique de vos formations.

Bonnes pratiques

• Consultez régulièrement la liste filtrée sur le statut "Expiré bientôt" pour anticiper les renouvellements
• Renseignez toujours la date de fin de validité pour les certifications RNCP et RS afin de bénéficier du suivi automatique
• Vérifiez sur le site officiel de France Compétences si une certification expirée a été renouvelée sous un nouveau numéro